Els dubtes més comuns dels administradors sobre la seva responsabilitat

Existeix un desconeixement bastant generalitzat sobre els deures i obligacions dels administradors d'una societat i, per conseqüència, sobre les seves responsabilitats i les conseqüències d'incomplir tals deures i obligacions.

Quan algú és designat com a administrador d'una societat per la junta de socis, no és infreqüent trobar a persones que “ni s'immuten”, que es podrien enquadrar en la categoria d'aquells que creuen que “mai passa res”. En canvi, en l'altre extrem, hi ha persones que es mostren tremendament ansiosos sobre els riscos personals que puguin estar assumint si accepten el càrrec d'administrador.

Una aproximació adequada ens ha de portar a afirmar que la virtut es troba en la meitat. L'administrador prudent ha de voler conèixer quins són els deures i obligacions principals i tenir voluntat de complir-les, sabent que, en tal cas, és relativament poc probable que en responsabilitats.

A continuació farem un breu recorregut a través dels principals deures de l'administrador d'una societat:

Deure general de diligència: El deure general de diligència és polifacètic. D'una banda, consisteix en l'obligació de l'administrador d'exercir el seu càrrec amb la diligència d'un empresari ordenat, complint puntualment les obligacions legals, estatutàries i formals que la llei imposa a qualsevol societat. Això suposa adoptar totes aquelles mesures que són raonablement necessàries per a la bona direcció i control de la societat, dedicant el temps i esforç necessari a les seves funcions. En aquest sentit, la diligència exigible a un administrador, amb independència de la forma que adopti l'òrgan d'administració de la societat, li imposa l'obligació d'informar-se sobre els diferents aspectes de la marxa de la societat. Per tant, un administrador no pot intentar excusar la seva responsabilitat en la ignorància si no ha estat prou diligent per a informar-se, cosa que haurà de provar.
Deure de lleialtat: Un administrador és un representant i consegüentment ha d'actuar de manera fidel i de bona fe en interès dels seus representats, que són els socis de la societat, però també en interès d'aquells que té relacions amb ella, en resum, els treballadors, els proveïdors i els clients. El deure de lleialtat significa que l'administrador ha de subordinar el seu interès particular a l'interès general de la societat, exercint les seves funcions de bona fe i en el millor interès social. En aquesta actuació, l'administrador ha d'exercir les seves funcions amb independència i llibertat de criteri, és a dir, malgrat ser un representant lleial, no pot doblegar-se als capritxos d'un o més socis i, pel seu lloc, ha d'evitar cometre il·legalitats instigat per ells. Una altra faceta del deure de lleialtat és la de guardar secret sobre informació confidencial de la companyia, fins i tot després de cessar en el càrrec, ja que aquesta informació és secreta i no pot disposar d'ella per a benefici propi ni de tercers.
Evitar conflictes d'interès: Un administrador ha d'abstenir-se de realitzar transaccions amb la societat, tret que es tracti d'operacions ordinàries i les realitzi en les mateixes condicions que els clients i siguin de poca rellevància. En cas contrari, l'administrador incorre en un conflicte d'interès. Alternativament, si la situació és dubtosa o bé és salvable, ha de sol·licitar el consentiment dels socis. Altres situacions de conflicte d'interès que un administrador ha d'evitar són, per exemple, utilitzar en benefici propi el nom o la reputació de la societat per a operacions privades, usar actius socials o informació confidencial per a fins privats, aprofitar oportunitats de negoci de la societat en benefici propi o de tercers vinculats amb l'administrador o bé competir amb la societat sense una dispensa específica de la junta general de socis. Altres exemples de conflicte d'interès són l'obtenció de beneficis o remuneracions de tercers (comissions d'altres persones o empreses per adquirir béns o serveis d'aquests, la qual cosa voreja la corrupció penal) o acceptar un altre tipus de compensacions (viatges, vacances, lliurament de regals) que puguin afectar la seva independència, excepte atencions de mera cortesia i de valor sense rellevància.
Obligacions específiques: L'administrador té altres obligacions específiques, a cavall amb el seu deure de diligència, el deure de lleialtat i el deure d'evitar conflictes d'interès, però que assenyalem aquí pel seu caràcter essencial. Entre altres possibles exemples, destaquem: (i) l'obligació de formular i signar els comptes anuals, (ii) convocar juntes generals quan sigui necessari, (iii) dipositar els comptes anuals aprovats en el Registre Mercantil, (iv) portar una comptabilitat i els llibres i registres societaris conforme a la normativa mercantil i comptable, (v) comunicar als altres administradors, si n'hi ha, o a la junta general qualsevol situació de conflicte d'interès real o potencial, (vaig veure) vetllar pel compliment dels drets dels treballadors i l'aplicació de les normes per a la prevenció de riscos laborals, (vaig veure) liquidar i ingressar els tributs aplicables, retencions a compte de l'IRPF i contribucions a la seguretat social i (vii) vetllar per la integritat del patrimoni social i l'interès dels creditors, de manera que eviti situacions d'insolvència i, si no es poden evitar, instar dins del termini i en la forma escaient un procediment concursal.

El compliment de les anteriors obligacions és de gran importància perquè l'administrador negligent, deslleial que o incompleixi obligacions específiques que produeixin un mal a la societat o a tercers, incorre en responsabilitat. A més, la culpabilitat es presumeix quan els actes realitzats per l'administrador siguin contraris a la llei o als estatuts de la societat i, en els casos més greus, la responsabilitat pot aconseguir l'esfera penal, a més de la patrimonial.

Les conseqüències de l'incompliment, deixant de costat les eventuals responsabilitats penals en els casos més greus, consisteixen bàsicament en l'obligació d'indemnitzar els danys al patrimoni social, el deure de retornar l'enriquiment injust obtingut i, per descomptat, la possible destitució del càrrec per la conducta indeguda.

És important destacar que aquestes responsabilitats són inherents al càrrec i, encara que poden ser delegades en part i distribuir-se moltes funcions executives entre diferents directius, la responsabilitat última és de l'administrador i, en cas d'haver-hi varis és solidària entre ells.

Vist tot l'anterior, si bé la qüestió de la responsabilitat dels administradors no ha de prendre's “a la lleugera”, no és menys cert que aplicant el sentit comú, una diligència raonable i esforçant-se per obtenir els coneixements necessaris, l'administrador evitarà la major part de situacions de risc i, quan no aconsegueixin els coneixements de l'administrador, per a això existeixen els professionals de l'assessoria legal, financera, laboral i d'altres especialitats.