La presencia de un notario en una junta de socios proporciona seguridad jurídica, verifica el cumplimiento de las formalidades legales y ayuda a estructurar las reuniones, especialmente en situaciones de tensión
Beneficios legales de la presencia de un notario
Uno de las principales ventajas de la presencia de notario para levantar el acta de la junta es la seguridad jurídica. El acta de la junta es un documento con valor probatorio ante terceros. Esto protege la sociedad ante disputas internas sobre los acuerdos adoptados o el contenido del acta, así como ante conflictos con terceros, y también aporta beneficios para la protección de los derechos de los socios, especialmente de los minoritarios, puesto que el acta notarial también puede contener aquellas manifestaciones de los socios que lo pregunten, siempre que tengan que ver con el asunto debatido.
Además, el notario verifica el desempeño de las formalidades legales para la válida celebración de la junta, como por ejemplo la convocatoria correcta de la junta, la asistencia de los socios con derecho a voto y el cumplimiento de los cuórums establecidos en los estatutos o a la legislación aplicable para la adopción de determinados tipo de acuerdos. Esta verificación minimiza los riesgos de impugnación de los acuerdos adoptados durante la junta.
Los administradores de la sociedad pueden pedir la presencia de notario si lo consideran oportuno, pero esta presencia no es opcional, sino obligatoria, cuando los socios que representen al menos un 5% del capital social con derecho a voto en las sociedades limitadas lo pregunten a los administradores con al menos cinco días en el día previsto para la celebración de la junta. Este porcentaje se reduce al 1% en el caso de las sociedades anónimas. En estos casos, los administradores están obligados a requerir la presencia de un notario y la junta no se puede celebrar válidamente sin su presencia.
Beneficios organizativos
En sociedades en las que los socios están enfrentados, la presencia de un notario también puede aportar beneficios para el desarrollo de la junta, porque el notario puede ayudar a estructurar la reunión de manera más ordenada y eficiente. El notario, como figura imparcial, puede ejercer un papel de moderador en casos de tensión o desacuerdo, asegurando que las discusiones se mantengan dentro de los parámetros de la corrección exigible.
Además, el hecho de disponer de una acta notarial detallada y precisa facilita el seguimiento de los acuerdos adoptados y su implementación posterior.
Cómo elegir un notario adecuado
Seleccionar un notario adecuado es importante. A continuación, indicamos algunas pautas que conviene tener en cuenta para hacer esta elección:
- Proximidad: No se puede elegir cualquier notario. Solo será competente un notario habilitado para ejercer en el lugar donde se encuentre el domicilio social de la compañía. Cuando solo hay un solo notario en el distrito, solo este podrá actuar para levantar el acta de la junta. En el caso de ciudades donde hay varios notarios, conviene elegir un notario ubicado cerca de la sede de la empresa para facilitar la logística.
- Experiencia: Es recomendable que el notario conozca previamente la sociedad y tenga experiencia en las materias a tratar. En caso de que se debatan materias o temas especializados, puede ser útil contar con un notario mínimamente conocedor de la materia.
- Inconvenientes: Hay que ser conscientes que, para el notario, la asistencia a la junta puede ser una situación poco agradable, especialmente si se prevén tensiones entre los asistentes a la junta. Además, las juntas de socios pueden durar un tiempo indeterminado, lo cual puede suponer un inconveniente para el trabajo ordinario del notario y su despacho.
La preparación de la junta
Lo primero que hay que hacer es consultar la disponibilidad del notario para el día previsto para la celebración de la junta y reservar la hora. En este sentido, es criticable que el plazo legal dentro del cual se puede pedir a la sociedad la presencia de notario sea de hasta cinco días antes de la fecha de la junta, hecho que a veces puede frustrar la celebración de la junta si no hay ningún notario disponible.
Los administradores tendrán que firmar una acta notarial requiriendo específicamente la presencia del notario.
Normalmente será el abogado habitual de la sociedad quien se encargará de preparar la documentación y antecedentes necesarios para facilitar la tarea del notario. Así, con carácter previo a la celebración de la junta, es muy recomendable que el asesor jurídico prepare un borrador de la lista de asistencia y de las propuestas de acuerdo que se someterán a votación en relación con cada punto del orden del día y prevea si habrá documentación a protocolizar con el acta notarial de la junta.
De manera parecida, si algún socio tiene previsto hacer preguntas o manifestaciones relativas a la información facilitada previamente, es muy conveniente que lleve escrito un borrador de sus intervenciones, puesto que todo ello constituirá una gran ayuda para el notario.
En conclusión, tanto si la presencia de notario a la junta es resultado de una conveniencia prevista por los administradores de la sociedad, como si es obligada por haberlo preguntado uno o más socios que tengan derecho, la celebración de la junta con presencia notarial no es un acto que se pueda improvisar.