Las dudas más comunes de los administradores sobre su responsabilidad

Existe un desconocimiento bastante generalizado sobre los deberes y obligaciones de los administradores de una sociedad y, por consecuencia, sobre sus responsabilidades y las consecuencias de incumplir tales deberes y obligaciones.

Cuando alguien es designado como administrador de una sociedad por la junta de socios, no es infrecuente encontrar a personas que “ni se inmutan”, que se podrían encuadrar en la categoría de aquellos que creen que “nunca pasa nada”. En cambio, en el otro extremo, hay personas que se muestran tremendamente ansiosos sobre los riesgos personales que puedan estar asumiendo si aceptan el cargo de administrador.

Una aproximación adecuada nos debe llevar a afirmar que la virtud se encuentra en la mitad. El administrador prudente debe querer conocer cuáles son los deberes y obligaciones principales y tener voluntad de cumplirlas, sabiendo que, en tal caso, es relativamente poco probable que en responsabilidades.

A continuación haremos un breve recorrido a través de los principales deberes del administrador de una sociedad:

Deber general de diligencia: El deber general de diligencia es polifacético. Por un lado, consiste en la obligación del administrador de desempeñar su cargo con la diligencia de un empresario ordenado, cumpliendo puntualmente las obligaciones legales, estatutarias y formales que la ley impone a cualquier sociedad. Ello supone adoptar todas aquellas medidas que son razonablemente necesarias para la buena dirección y control de la sociedad, dedicando el tiempo y esfuerzo necesario a sus funciones. En este sentido, la diligencia exigible a un administrador, con independencia de la forma que adopte el órgano de administración de la sociedad, le impone la obligación de informarse sobre los diferentes aspectos de la marcha de la sociedad. Por lo tanto, un administrador no puede intentar excusar su responsabilidad en la ignorancia si no ha sido suficientemente diligente para informarse, cosa que deberá probar.
Deber de lealtad: Un administrador es un representante y como tal debe actuar de forma fiel y de buena fe en interés de sus representados, que son los socios de la sociedad, pero también en interés de aquellos que tiene relaciones con ella, en resumen, los trabajadores, los proveedores y los clientes. El deber de lealtad significa que el administrador tiene que subordinar su interés particular al interés general de la sociedad, ejerciendo sus funciones de buena fe y en el mejor interés social. En esta actuación, el administrador tiene que desempeñar sus funciones con independencia y libertad de criterio, es decir, a pesar de ser un representante leal, no puede doblegarse a los caprichos de uno o más socios y, por su puesto, debe evitar cometer ilegalidades instigado por ellos. Otra faceta del deber de lealtad es la de guardar secreto sobre información confidencial de la compañía, incluso tras cesar en el cargo, puesto que esta información es secreta y no puede disponer de ella para beneficio propio ni de terceros.
Evitar conflictos de interés: Un administrador debe abstenerse de realizar transacciones con la sociedad, salvo que se trate de operaciones ordinarias y las realice en las mismas condiciones que los clientes y sean de poca relevancia. En caso contrario, el administrador incurre en un conflicto de interés. Alternativamente, si la situación es dudosa o bien es salvable, debe solicitar el consentimiento de los socios. Otras situaciones de conflicto de interés que un administrador debe evitar son, por ejemplo, utilizar en beneficio propio el nombre o la reputación de la sociedad para operaciones privadas, usar activos sociales o información confidencial para fines privados, aprovechar oportunidades de negocio de la sociedad en beneficio propio o de terceros vinculados con el administrador o bien competir con la sociedad sin una dispensa específica de la junta general de socios. Otros ejemplos de conflicto de interés son la obtención de beneficios o remuneraciones de terceros (comisiones de otras personas o empresas por adquirir bienes o servicios de los mismos, lo cual raya la corrupción penal) o aceptar otro tipo de compensaciones (viajes, vacaciones, entrega de regalos) que puedan afectar a su independencia, salvo atenciones de mera cortesía y de valor sin relevancia.
Obligaciones específicas: El administrador tiene otras obligaciones específicas, a caballo con su deber de diligencia, el deber de lealtad y el deber de evitar conflictos de interés, pero que señalamos aquí por su carácter esencial. Entre otros posibles ejemplos, destacamos: (i) la obligación de formular y firmar las cuentas anuales, (ii) convocar juntas generales cuando sea necesario, (iii) depositar las cuentas anuales aprobadas en el Registro Mercantil, (iv) llevar una contabilidad y los libros y registros societarios conforme a la normativa mercantil y contable, (v) comunicar a los otros administradores, si los hay, o a la junta general cualquier situación de conflicto de interés real o potencial, (vi) velar por el cumplimiento de los derechos de los trabajadores y la aplicación de las normas para la prevención de riesgos laborales, (vi) liquidar e ingresar los tributos aplicables, retenciones a cuenta del IRPF y contribuciones a la seguridad social y (vii) velar por la integridad del patrimonio social y el interés de los acreedores, de forma que evite situaciones de insolvencia y, si no se pueden evitar, instar en tiempo y forma un procedimiento concursal.

El cumplimiento de las anteriores obligaciones es de gran importancia porque el administrador negligente, desleal que o incumpla obligaciones específicas que produzcan un daño a la sociedad o a terceros, incurre en responsabilidad. Además, la culpabilidad se presume cuando los actos realizados por el administrador sean contrarios a la ley o a los estatutos de la sociedad y, en los casos más graves, la responsabilidad puede alcanzar la esfera penal, además de la patrimonial.

Las consecuencias del incumplimiento, dejando de lado las eventuales responsabilidades penales en los casos más graves, consisten básicamente en la obligación de indemnizar los daños al patrimonio social, el deber de devolver el enriquecimiento injusto obtenido y, por supuesto, la posible destitución del cargo por la conducta indebida.

Es importante destacar que estas responsabilidades son inherentes al cargo y, aunque pueden ser delegadas en parte y distribuirse muchas funciones ejecutivas entre diferentes directivos, la responsabilidad última es del administrador y, en caso de haber varios es solidaria entre ellos.

Visto todo lo anterior, si bien la cuestión de la responsabilidad de los administradores no debe tomarse “a la ligera”, no es menos cierto que aplicando el sentido común, una diligencia razonable y esforzándose por obtener los conocimientos necesarios, el administrador evitará la mayor parte de situaciones de riesgo y, cuando no alcancen los conocimientos del administrador, para eso existen los profesionales de la asesoría legal, financiera, laboral y de otras especialidades.