La presència d'un notari en una junta de socis proporciona seguretat jurídica, verifica el compliment de les formalitats legals i ajuda a estructurar les reunions, especialment en situacions de tensió.
Beneficis legals de la presència d’un notari
Un dels principals avantatges de la presència de notari per aixecar l’acta de la junta és la seguretat jurídica. L’acta de la junta és un document amb valor probatori davant de tercers. Això protegeix la societat davant de disputes internes sobre els acords adoptats o el contingut de l’acta, així com davant de conflictes amb tercers, i també aporta beneficis per a la protecció dels drets dels socis, especialment dels minoritaris, ja que l’acta notarial també pot contenir aquelles manifestacions dels socis que ho demanin, sempre que tinguin a veure amb l’assumpte debatut.
A més, el notari verifica l'acompliment de les formalitats legals per a la vàlida celebració de la junta, com ara la convocatòria correcta de la junta, l'assistència dels socis amb dret a vot i el compliment dels quòrums establerts als estatuts o a la legislació aplicable per a l’adopció de determinats tipus d’acords. Aquesta verificació minimitza els riscos d’impugnació dels acords adoptats durant la junta.
Els administradors de la societat poden demanar la presència de notari si ho consideren oportú, però aquesta presència no és opcional, sinó obligatòria, quan els socis que representin almenys un 5% del capital social amb dret a vot en les societats limitades ho demanin als administradors amb almenys cinc dies al dia previst per a la celebració de la junta. Aquest percentatge es redueix a l’1% en el cas de les societats anònimes. En aquests casos, els administradors estan obligats a requerir la presència d’un notari i la junta no es pot celebrar vàlidament sense la seva presència.
Beneficis organitzatius
En societats en les que els socis estan enfrontats, la presència d'un notari també pot aportar beneficis per al desenvolupament de la junta, perquè el notari pot ajudar a estructurar la reunió de manera més ordenada i eficient. El notari, com a figura imparcial, pot exercir un paper de moderador en casos de tensió o desacord, assegurant que les discussions es mantinguin dins dels paràmetres de la correcció exigible.
A més, el fet de disposar d'una acta notarial detallada i precisa facilita el seguiment dels acords adoptats i la seva implementació posterior.
Com triar un notari adequat
Seleccionar un notari adequat és important. A continuació, indiquem algunes pautes que convé tenir en compte per fer aquesta elecció:
- Proximitat: No es pot triar qualsevol notari. Només serà competent un notari habilitat per exercir en el lloc on es trobi el domicili social de la companyia. Quan només hi ha un sol notari en el districte, només aquest podrà actuar per aixecar l’acta de la junta. En el cas de ciutats on hi ha diversos notaris, convé triar un notari ubicat a prop de la seu de l’empresa per facilitar la logística.
- Experiència: És recomanable que el notari conegui prèviament la societat i tingui experiència en les matèries a tractar. En cas que es debatin matèries o temes especialitzats, pot ser útil comptar amb un notari mínimament coneixedor de la matèria.
- Inconvenients: Cal ser conscients que, per al notari, l’assistència a la junta pot ser una situació poc agradable, especialment si es preveuen tensions entre els assistents a la junta. A més, les juntes de socis poden durar un temps indeterminat, la qual cosa pot suposar un inconvenient per al treball ordinari del notari i el seu despatx.
La preparació de la junta
El primer que cal fer és consultar la disponibilitat del notari per al dia previst per a la celebració de la junta i reservar l’hora. En aquest sentit, és criticable que el termini legal dins del qual es pot demanar a la societat la presència de notari sigui de fins a cinc dies abans de la data de la junta, fet que de vegades pot frustrar la celebració de la junta si no hi ha cap notari disponible.
Els administradors hauran de firmar una acta notarial requerint específicament la presència del notari.
Normalment serà l’advocat habitual de la societat qui s’encarregarà de preparar la documentació i antecedents necessaris per facilitar la tasca del notari. Així, amb caràcter previ a la celebració de la junta, és molt recomanable que l’assessor jurídic prepari un esborrany de la llista d’assistència i de les propostes d’acord que se sotmetran a votació en relació amb cada punt de l’ordre del dia i prevegi si hi haurà documentació a protocol·litzar amb l’acta notarial de la junta.
De manera semblant, si algun soci té previst fer preguntes o manifestacions relatives a la informació facilitada prèviament, és molt convenient que porti escrit un esborrany de les seves intervencions, ja que tot plegat constituirà una gran ajuda per al notari.
En conclusió, tant si la presència de notari a la junta és resultat d’una conveniència prevista pels administradors de la societat, com si és obligada per haver-ho demanat un o més socis que hi tinguin dret, la celebració de la junta amb presència notarial no és un acte que es pugui improvisar.